Orientierung im Regulierungsumfeld für Anlageberater

Als gebürtiger Neuenglander werden bestimmte Dinge von mir erwartet. Ein trockener Humor. Eine Boston-Sportbesessenheit. Wissen, wie man pahk Mein cah In Hahwahd ja. An einem warmen Sommertag in Maine ein leckeres Hummerbrötchen genießen und dabei einen malerischen Leuchtturm bestaunen. Immer wenn ich dieses süße, buttrige Krustentier und die dazugehörige Aussicht genieße, wandern meine Gedanken unweigerlich zurück zu meiner täglichen Arbeit bei Anlageberatungsfirmen.

Dabei denke ich insbesondere an Unternehmen ohne Vollzeit-Compliance-Mitarbeiter, die sich ausschließlich mit der Bewertung der aktuellen Regulierungslandschaft für Anlageberater befassen. Ich möchte wissen, wie ich diese Unternehmen am besten unterstützen kann, damit sie sich so viel Zeit wie möglich auf das Wichtigste konzentrieren können: ihre Kunden.

Für Berater, die mit mir und den anderen Compliance-Beratern zusammenarbeiten, Commonwealths RIA-Beratungsteamkommt oft eine Frage auf: „Woran denke ich nicht?“ Das ist eine berechtigte Frage von Beratern, die sowohl für ihre Kunden als auch für die Aufsichtsbehörden das Richtige tun wollen. Angesichts der Anforderungen von Beratern, die ihren eigenen registrierten Anlageberater (RIA) betreiben, bleibt kaum Zeit, um Änderungen der Compliance-Erwartungen zu planen. Daher habe ich einige regulatorische Schwerpunktbereiche zusammengestellt, die in der aktuellen Landschaft Aufmerksamkeit verdienen.

Off-Channel-Kommunikation

Die Off-Channel-Kommunikation ist ein besonderer Schwerpunktbereich für die Regulierungsbehörden. Seit 2022 wurden nicht weniger als 40 Unternehmen, sowohl Dealer/Supplier als auch Anlageberater, mit insgesamt mehr als einer Milliarde Greenback bestraft, weil sie geschäftsbezogene Kommunikation nicht ordnungsgemäß erfasst, aufbewahrt und überwacht haben.

In einem Pressemitteilung vom September 2022, So erklärte die SEC beispielsweise, dass „Mitarbeiter von 18 Unternehmen regelmäßig über SMS-Anwendungen auf ihren privaten Geräten über geschäftliche Angelegenheiten kommunizierten. Die Unternehmen haben den Großteil dieser Off-Channel-Kommunikation nicht aufbewahrt oder gesichert. Da die Unternehmen es versäumten, die erforderlichen Unterlagen zu ihren Unternehmen aufzubewahren, haben sie der Kommission in verschiedenen Untersuchungen der Kommission wahrscheinlich diese Off-Channel-Kommunikation vorenthalten.“

Erwägen Sie praktische Schritte, um das Risiko einer Nichteinhaltung in diesem Bereich in Ihrem Unternehmen zu verringern.

• Erinnern Sie die Mitarbeiter regelmäßig an das Drawback. Machen Sie sie darauf aufmerksam, dass für Ihr Unternehmen ein finanzielles Risiko besteht, wenn man bedenkt, dass andere Unternehmen zuvor mit Geldbußen belegt wurden. Diese Erinnerungen können jede beliebige Kind annehmen, solange sie dokumentiert werden (z. B. jährliche oder regelmäßige Compliance-Conferences und E-Mails). Machen Sie deutlich, dass es wie bei jedem Verstoß gegen Unternehmensrichtlinien Konsequenzen für die Nichteinhaltung gibt, darunter auch eine Kündigung.

• Informieren Sie die Mitarbeiter darüber, wie sie kommunizieren können. Gehostete E-Mail-Konten sind nicht die einzige zulässige Methode für geschäftsbezogene Kommunikation. Kunden und potenzielle Kunden möchten beispielsweise möglicherweise über Social-Media-Messaging-Funktionen mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, welche Plattformen überwacht werden und zur Nutzung freigegeben sind und welche nicht. Compliance-Dienstleister wie World Relay bieten eine Reihe von Erfassungsfunktionen für Social-Media-Messaging, Textnachrichten und mehr.

• Testen Sie Ihr Compliance-Programm. Maßgeschneiderte Exams können Fälle aufdecken, in denen Ihre Mitarbeiter möglicherweise nicht genehmigte Kommunikationsmethoden verwenden. Versuchen Sie beispielsweise, Ausdrücke aus Ihrem Kommunikationsüberwachungslexikon wie „Schreib mir“, „Schreib dir“ oder „geh offline“ zu verwenden, und sehen Sie, ob Sie Ergebnisse erzielen. Möglicherweise sind Korrekturmaßnahmen erforderlich. Dokumentieren Sie Ihre Bemühungen wie immer im Rahmen Ihrer jährlichen Compliance-Programm Exams, damit Sie Ihre Arbeit einer Aufsichtsbehörde „zeigen“ können, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

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Komplexe Produkte

Die Aufsichtsbehörden betrachten „komplexe Produkte“ seit Jahren mit Argwohn. Prüfungsprioritäten der SEC für 2024 verwies auf den anhaltenden Fokus der Kommission auf Anlageberatung zu Produkten, Strategien und Kontoarten, insbesondere für:

• Komplexe Produkte wie Derivate und Hebel-ETFs

• Teure und illiquide Produkte wie variable Annuitäten und nicht gehandelte REITs

• „Unkonventionelle Strategien“, darunter auch solche, die angeblich steigende Zinsen angehen

Wenn Ihr Unternehmen diese Artwork von Produkten in maßgeschneiderten oder Modellportfolios verwendet, sollten Sie Maßnahmen zur Minderung Ihres Risikos im Falle einer aufsichtsrechtlichen Prüfung in Erwägung ziehen:

• Führen Sie eine angemessene Due Diligence durch. Sehen Sie sich das Produkt und den Produktsponsor genau an, und zwar nicht nur, wenn Sie mit der Nutzung eines Produkts beginnen, sondern auch fortlaufend. Stellen Sie fest, ob das Produkt über eine beträchtliche Vermögensbasis und eine etablierte langfristige Erfolgsbilanz verfügt. Informieren Sie sich über den Hintergrund des Produktsponsors, etwaige aktuelle Rechtsstreitigkeiten und regulatorische Probleme, um seine Informationssicherheitslage und finanzielle Place auf der Grundlage der jüngsten geprüften Jahresabschlüsse zu verstehen. Im Rahmen dieses Prozesses müssen Sie möglicherweise schwierige Entscheidungen darüber treffen, wie viele Produkte auf fortlaufender Foundation sinnvoll überwacht werden können.

• Prüfen Sie andere Optionen. Stellen Sie fest, ob es auf dem Markt vergleichbare, weniger komplexe Produkte gibt. Wenn ja, könnten Sie einer Aufsichtsbehörde vernünftig erklären, warum Sie das komplexere Produkt in die Portfolios aufgenommen haben?

• Erfordert eine Schulung. Berater, die komplexe Produkte in Kundenportfolios verwenden möchten, sollten eine Schulung erhalten, die speziell auf die einzelnen Arten komplexer Produkte zugeschnitten ist, die auf der Plattform Ihres Unternehmens enthalten sind. Diese Schulung sollte regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass der Inhalt bei der Weiterentwicklung der Produkte aktuell bleibt. Bedenken Sie, dass diese Schulung viele Formen annehmen kann. Für kleinere Unternehmen können dokumentierte Besprechungen mit einzelnen Beratern, die das Produkt und seine Funktionen, Risiken und Vorteile vollständig verstehen, ausreichend sein. Größere Unternehmen verlangen möglicherweise On-line-Kurse durch einen Compliance-Schulungsanbieter wie RegEd, bevor Berater den Verkauf des Produkts anstreben dürfen.

Wie Ihre Richtlinie auch aussehen magazine, sie sollte in Ihrem Compliance-Handbuch klar dargelegt und überwacht werden, um ihre Einhaltung sicherzustellen. Darüber hinaus sollten die Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Richtlinie konsequent durchgesetzt werden.

Beratungsgebühren

Die SEC hat vor drei Jahren eine Warnung herausgegeben, die als zeitlos gelten kann: „Es ist wichtig, dass Kunden bei der Beauftragung eines Anlageberaters rechtzeitig und genaue Informationen über Gebühren und Ausgaben erhalten, denn jeder Greenback, den ein Anleger an Gebühren und Ausgaben zahlt, ist ein Greenback, der nicht zum Nutzen des Anlegers investiert wird“, heißt es in einem Bericht aus dem Jahr 2021. Risikowarnung der SEC zur Gebührenberechnung von Anlageberatern.

Bei praktisch jeder behördlichen Prüfung überprüfen die Prüfer die Kundengebühren, um sicherzustellen, dass sie (1) richtig berechnet werden, (2) mit der unterzeichneten Kundenvereinbarung im Einklang stehen und (3) mit den in Kind ADV Teil 2 und an anderer Stelle veröffentlichten Gebührentabellen des Unternehmens übereinstimmen.

Um diesen Erwartungen gerecht zu werden, sollten Sie die folgenden Maßnahmen zur Überwachung der Beratungsgebühren in Betracht ziehen:

• Erstellen Sie einen soliden, wiederholbaren Prozess zur Prüfung der Kundengebühren. Dieser Prozess kann viele Formen annehmen, sollte aber im Allgemeinen die Entnahme einer repräsentativen Stichprobe des Kundenstamms Ihres Unternehmens und den Vergleich der berechneten Gebühren mit dem vereinbarten Satz oder Zeitplan beinhalten, der im Vertrag mit dem Kunden festgehalten ist. Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse und gehen Sie auf alle spezifischen oder systematischen Probleme ein, die sich aus der Überprüfung ergeben.

• Überprüfen Sie die in Ihrem Unternehmen geltenden Gebührensätze oder Gebührentabellen. Stimmen sie mit den in Punkt 5 Ihrer Broschüre „Kind ADV Teil 2“ aufgeführten Informationen überein?

• Berücksichtigen Sie weitere Gebühren und Ausgaben, die Kunden möglicherweise zahlen. Beispielsweise sollten Transaktionsgebühren, Depotgebühren und interne Produktkosten regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie angemessen sind. Dokumentieren Sie diese Überprüfung wie jede andere in Ihren Compliance-Dateien.

Eine Kultur der Compliance

Kulturen sind nicht mehr nur etwas für Petrischalen. Im Jahr 2006 sagte Lori Richards, die damalige Leiterin des Workplace of Compliance Inspections and Examinations der SEC, dass Finanzdienstleistungsunternehmen eine starke „Compliance-Kultur”, was bedeutet, ein Umfeld zu schaffen, das ethisches Verhalten und ethische Entscheidungsfindung in der gesamten Organisation fördert. Richards fügte hinzu:

„Das bedeutet, dass jedem Mitarbeiter die Verpflichtung eingeflößt wird, das Richtige zu tun. Diese Kultur wird die Grundlage für alles sein, was das Unternehmen tut, und muss Teil des grundlegenden Ethos des Unternehmens sein, sodass Mitarbeiter, wenn sie Entscheidungen treffen, ob groß oder klein, und unabhängig davon, wer dabei im Raum ist und ob Anwälte, Aufsichtsbehörden, Kunden oder sonst jemand zusieht, von einer Kultur geleitet werden, die sie darin bestärkt, das Richtige zu tun.“

Quick ein Jahrzehnt später besteht weiterhin die Notwendigkeit, eine starke Compliance-Kultur zu etablieren. Und so funktioniert es:

• Stellen Sie sicher, dass Compliance an der Spitze beginnt. Die Eigentümer und das Administration des Unternehmens müssen die leitender Compliance-Beauftragter (CCO). Budgets sind zwar wichtig, aber nicht die einzige Möglichkeit. Führungskräfte müssen auch Compliance-Greatest Practices vorleben, regelmäßig mit den Mitarbeitern über die Wichtigkeit der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien kommunizieren und sich aktiv an der Erstellung und Aufrechterhaltung des Compliance-Programms des Unternehmens beteiligen. Führungskräfte müssen Informationen mit dem CCO und den Compliance-Mitarbeitern teilen, um sicherzustellen, dass unter anderem die Interessenkonflikte des Unternehmens identifiziert, offengelegt, überwacht und soweit wie möglich gemildert werden.

• Erstellen Sie ein umfassendes Schulungsprogramm. Ich habe bereits erwähnt, wie wichtig Schulungen sind, die sich speziell auf komplexe Produkte beziehen. Weitere Elemente Ihres Schulungsprogramms sollten eine jährliche Compliance-Sitzung sein, in der aktuelle regulatorische Entwicklungen, Risiken für das Unternehmen, relevante betriebliche Themen und (auf die ich gleich eingehen werde) eine Ethikkomponente besprochen werden.

• Verfolgen Sie eine Politik der offenen Tür. Wenn ein Mitarbeiter ein potenzielles Compliance-Drawback erkennt, sollte er sich ermutigt fühlen, dieses Drawback direkt an die Geschäftsleitung (den CCO oder eine andere Individual) zu richten und dabei die Gewissheit haben, dass dies keine negativen Auswirkungen auf ihn hat.

• Schaffen Sie eine ethische Kultur. Ethik ist nicht nur ein jährliches Wegwerf-Schulungsmodul. Ergreifen Sie Maßnahmen, um sicherzustellen, dass ethisches Verhalten und ethische Entscheidungsfindung das Fundament Ihres Unternehmens bilden.

• Unterlassen Sie es, die Arbeit der Compliance-Mitarbeiter herunterzuspielen. Auch wenn Anfragen des Compliance-Groups Zeit in Anspruch nehmen, die die Geschäftsführung von ihrer täglichen, wichtigen Arbeit abhält, vergessen Sie nicht, dass diese Mitarbeiter versuchen, Sie und Ihr Unternehmen zu schützen. Nehmen Sie sich die Zeit, mit ihnen zusammenzuarbeiten und alle festgestellten Probleme zu lösen.

Den Weg nach vorne beleuchten

Es ist unglaublich schwierig, den Finger am Puls der Regulierungsbehörden zu haben – die Compliance entwickelt sich ständig weiter, selbst in „normalen“ Zeiten. Das beispiellose Tempo der Regelsetzung durch die SEC in den letzten Jahren macht diese „interessante Zeiten“ für den Betrieb eines Anlageberatungsunternehmens. Während neue oder aktualisierte Regeln wie die Marketingregel Obwohl diese Punkte im Rahmen der gesamten Compliance-Strategie eines Unternehmens unbedingt zu berücksichtigen sind, sind sie nicht die einzigen Dinge, über die Unternehmen nachdenken sollten.

Angesichts der Tatsache, dass die regulatorische Landschaft für Anlageberater selten, wenn überhaupt, weniger anspruchsvoll wird, können erfahrene Compliance-Berater eine wichtige Ressource darstellen. Sie können Sie aufgrund ihrer Erfahrung und ihrer aufmerksamen Beobachtung regulatorischer Developments über kritische regulatorische Angelegenheiten auf dem Laufenden halten. Ähnlich wie der Leuchtturm in Maine führen ihre Beobachtungen und Erkenntnisse die Berater durch die Dunkelheit.

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