Die Führung angemessener Bücher und Aufzeichnungen ist für alle Anlageberater ein Grundpfeiler der Compliance. Während staatliche und bundesstaatliche Vorschriften die Anforderungen an die Führung von Aufzeichnungen für Bereiche wie Finanzen, Werbung und Handelsaufzeichnungen klar festlegen, besteht eine erhebliche Lücke bei der Dokumentation der Erbringung von Dienstleistungen – insbesondere von Finanzplanungsdienstleistungen –, die zur Rechtfertigung der für diese Dienstleistungen erhobenen Gebühren erforderlich sind. Dieser Mangel an Spezifität kann selbst bei Unternehmen, die ihren Kunden einen erheblichen finanziellen Planungswert bieten, zu aufsichtsrechtlichen Mängeln oder Prüfungen führen, wenn aus den Aufzeichnungen nicht durchgängig hervorgeht, dass die Gebühren im Verhältnis zu den erbrachten Dienstleistungen „angemessen“ sind.
Um regulatorische Bedenken hinsichtlich der Angemessenheit von Beratungsgebühren zu minimieren, können Unternehmen interne Requirements für die Führung dienstleistungsbezogener Aufzeichnungen festlegen. Bei Anlageverwaltungsdiensten kann die Dokumentation des gesamten Kundenengagements – wie z. B. Onboarding, Überprüfung und Empfehlung von Portfolioanpassungen im Einklang mit gesammelten Eignungsinformationen, Eröffnung und Finanzierung von Konten, Durchführung regelmäßiger Überprüfungen und Neuausrichtung – dabei helfen, die erbrachten Dienstleistungen klar nachzuweisen.
Bei Finanzplanungsdiensten kann ein ähnlicher Dokumentationsansatz angewendet werden, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften vom Beginn der Kundenbeauftragung bis hin zu allen folgenden Schritten zu unterstützen. Dazu gehört die Verfolgung des Informationsbeschaffungsprozesses während der Kundenfindungsphase, gefolgt von der Recherche und Entwicklung eines Finanzplans. Als Nächstes können Unternehmen die Umsetzung des Plans, Test-ins während des Jahres zur Unterstützung der Planumsetzung, regelmäßige Treffen zur Bearbeitung oder Ausführung verschiedener Aspekte des Plans sowie die jährliche Überprüfung der Scenario des Kunden dokumentieren. Die Überprüfung sollte auch die Aktualisierung des Plans umfassen, um wesentliche Änderungen und saisonale „To-Dos“ zu berücksichtigen, die Bewertung aller empfohlenen Vermögenswerte, die nicht unter der direkten Verwaltung des Unternehmens stehen, und die Beantwortung anderer Fragen zur Finanzplanung, die im Laufe des Jahres auftreten. Der Gebührenleitfaden der NASAA unterstreicht die Bedeutung detaillierter Aufzeichnungen für neue Gebührenmodelle und bietet praktischen Kontext für Berater, die diese Herausforderungen meistern.
Ein Kundendienstkalender kann ein hervorragendes Hilfsmittel zur Veranschaulichung dieser Dienste sein. Es bietet einen strukturierten Überblick über die Leistungserbringung des Unternehmens, legt die Erwartungen der Kunden fest und dient als Rahmen für die Systematisierung von Prozessen im Zuge des Unternehmenswachstums. Es hilft auch dabei, den Aufsichtsbehörden zu zeigen, was die laufenden Finanzplanungsdienste des Unternehmens beinhalten (obwohl Berater sicher sein wollen, dass in den Kundenakten erkennbar ist, dass der Berater alles getan hat, wozu sich das Unternehmen im Kundendienstkalender verpflichtet hat!).
Letztendlich ist der entscheidende Punkt, dass die Buch- und Aufzeichnungsanforderungen für Finanzplanungsdienstleistungen zwar weniger streng sind als für die Anlageverwaltung, Berater jedoch proaktive Schritte unternehmen können, um die von ihnen für Kunden erbrachten Dienstleistungen systematisch zu dokumentieren. Dies verringert das Risiko einer behördlichen Kontrolle während der Prüfungen und hilft den Aufsichtsbehörden besser zu verstehen, wie eine starke Servicebereitstellung und eine umfassende Dokumentation für die Finanzplanung aussehen sollten!
