Konzentrieren Sie sich auf die Dokumentation des Beratungskontos

Obwohl die ursprüngliche Treuhandregel des Arbeitsministeriums im Juni 2018 vom Berufungsgericht des fünften Gerichtsbezirks aufgehoben wurde, hat der Vorstoß zur Ausweitung der Definition von „Treuhänder“ noch nicht vollständig aufgehört. Sowohl das Arbeitsministerium als auch bestimmte Staaten (einschließlich Massachusetts Und New Jersey) erwägen eigene Treuhandregeln. Es ist noch zu früh, um die Gesamtauswirkungen abzuschätzen, aber man kann davon ausgehen, dass die Erfüllung Ihrer treuhänderischen Pflichten weiterhin ein heißes Thema bleiben wird.

Dieser erneute Fokus darauf, sicherzustellen, dass Berater ihrer treuhänderischen Pflicht nachkommen, wird sowohl von den Aufsichtsbehörden als auch von intestine informierten Kunden ausgehen. Wie können Sie sicherstellen, dass Sie die hohen Requirements aller erfüllen? Welche Schritte können Sie unternehmen, um nachzuweisen, dass Sie als Treuhänder handeln? Um diese Fragen weiter zu untersuchen, beginnen wir zunächst mit der Definition der Treuhandpflicht.

Treuhandpflicht definieren

Mit mehr als 600 Seiten Wertpapierrecht zwischen dem Securities Act von 1933, dem Securities and Alternate Act von 1934 und dem Funding Advisers Act von 1940 sollte es einfach sein, die Treuhandpflicht zu definieren. Leider gibt es keine einheitliche Definition, auf die man sich beziehen könnte.

Unser Verständnis des Begriffs beruht hier auf zwei Quellen: SEC gegen Arleen Hughes (1948) und SEC gegen Kapitalgewinne (1963). Zusammengenommen hat die SEC (in Hughes) und der Oberste Gerichtshof der USA (in Kapitalgewinne) sehen fünf Bedingungen vor, die von Personen erfüllt sein müssen, denen treuhänderische Pflichten übertragen wurden:

1. Im besten Interesse des Kunden handeln

2. Um Interessenkonflikte zu vermeiden; und wenn das nicht möglich ist

3. Alle wesentlichen Tatsachen vollständig und vollständig offenzulegen

4. Mit größtem Gewissen handeln

5. Um Kunden nicht in die Irre zu führen

Derzeit konzentriert sich die behördliche Prüfung auf doppelt registrierte Unternehmen, die ihren Kunden mehrere Kontoplattformen anbieten. Das Interesse der Regulierungsbehörden konzentriert sich darauf, wie Berater zunächst die am besten geeignete Beziehungsart (d. h. Makler-, Beratungs- oder Beratungsbeziehung) für jeden Kunden bestimmen und wie der Berater fortlaufend bewertet, ob diese Beziehung weiterhin bestehen bleibt im besten Interesse des Kunden.

Die Bedeutung der Dokumentation

Die SEC muss Ihnen nicht sagen, dass Beziehungen kompliziert sind. Aber warum ist der Beziehungstyp so besorgniserregend? Es geht um Reverse-Churning.

Rückwärtsrühren ist der Begriff, der verwendet wird, um Situationen zu beschreiben, in denen ein Kunde, der selten Geschäfte tätigt, auf ein gebührenpflichtiges Konto eingezahlt wird. Über die Dauer der Beziehung besteht für den Berater das Potenzial, von einer höheren Vergütung zu profitieren, die er durch das laufende jährliche Beratungshonorar erhält – mit geringem bis gar keinem entsprechenden Nutzen für den Kunden.

Natürlich sind Aufsichtsbehörden nicht jeden Tag in Ihrem Büro. Sie sehen nicht, wie Sie sich mit Kunden treffen, oder hören nicht, was Sie am Telefon besprechen. Wie können sie additionally beurteilen, ob ein Kontotyp oder eine Beziehung im besten Interesse Ihres Kunden ist? Ganz einfach: über die Dokumentation Ihres Beratungskontos.

So dokumentieren Sie Ihre Arbeit

Sie werden wahrscheinlich keine Regel oder Satzung finden, die das genau erklärt Wie Sie sollten Ihre Arbeit in Beratungskonten dokumentieren. Glücklicherweise haben wir diese Frage schon ein- oder zweimal beantwortet und haben einige vernünftige Vorschläge.

Bei Commonwealth stützen wir uns bei der Dokumentation von Beratungskonten auf die in Regel 3(a)-4 des Funding Firm Act dargelegten Anforderungen. (Ihre Firma hat möglicherweise andere Anforderungen.) Diese Regel bietet einen nicht ausschließlichen sicheren Hafen für Personen, die diskretionäre Verwaltungsdienstleistungen erbringen, wobei diese Personen nicht als Betreiber eines Investmentfonds gemäß dem Gesetz von 1940 gelten. Für den Protected Harbor gelten eine Reihe von Bedingungen, die erfüllt sein müssen, und einige davon sind aufschlussreich, wenn es um die Pflege der Beratungskontodokumentation geht. Schauen wir uns drei wichtige Anforderungen genauer an.

Individuelles Administration. Der Protected Harbor verlangt, dass jedes Konto im Einklang mit der finanziellen State of affairs und den Anlagezielen des Kunden verwaltet wird. Zu diesem Zweck sollte die Dokumentation Ihres Beratungskontos diese Informationen enthalten und die Dokumentation sollte mindestens einmal jährlich aktualisiert werden.

Im individuellen Managementgespräch sollte auch die Frage berücksichtigt werden, ob ein Beratungskonto weiterhin das geeignete Vehikel für Ihren Kunden ist. Einige Kunden werden beispielsweise am besten mit einem Transaktions-Brokerage-Konto bedient. Nehmen Sie sich die Zeit, zu prüfen, welches Modell am besten zu den Bedürfnissen Ihres Kunden passt, und dokumentieren Sie diese Prüfung in Ihren Notizen.

Kundenkontakt. Eine weitere Anforderung des „Protected Harbor“ besteht darin, dass jeder Kunde mindestens einmal jährlich kontaktiert wird, um festzustellen, ob sich seine finanzielle State of affairs und/oder seine Anlageziele geändert haben. Wir empfehlen dringend, die Vorbereitung dieser Treffen in der Kundenakte zu dokumentieren.

• Haben Sie den letzten Kontoauszug des Kunden überprüft und sich Notizen zu Ihren Beobachtungen gemacht?

• Haben Sie einen Bericht erstellt, der die Auswirkungen möglicher Änderungen in der Vermögensallokation des Kunden zusammenfasst?

• Haben Sie sich über einen neuen Fonds oder ein neues Produkt informiert, das Ihrer Meinung nach intestine zum Kunden passt, und diese Informationen in Ihre Notizen aufgenommen?

Sie können der Kundendatei auch Kopien aller Berichte hinzufügen, da diese Ihre Analyse und Verwaltung des Kontos weiter veranschaulichen.

Angemessene Einschränkungen. Schließlich sind Berater im Rahmen des „Protected Harbor“ verpflichtet, ihren Kunden die Möglichkeit zu geben, „angemessene Beschränkungen“ bei der Verwaltung ihres Kontos aufzuerlegen. Beispielsweise möchten Kunden möglicherweise auf die Verwendung sogenannter Sündenaktien in ihrem Portfolio verzichten. Fragen Sie Kunden direkt, ob sie solche Einschränkungen für ihr Konto wünschen. Wenn dies der Fall ist, dokumentieren Sie sorgfältig, was die Einschränkung tatsächlich bedeutet. Manche Klienten halten Glücksspiel oder Alkoholkonsum möglicherweise für eine Sünde, andere wiederum nicht. Dieses Gespräch gibt Ihnen die Möglichkeit, jedem Kunden die Kontrolle über sein Konto zu geben – und zeigt Ihnen, dass Sie für die Lebenseinstellung des Kunden empfänglich und entgegenkommend sind.

Im Interesse einer vollständigen Offenlegung gibt es zwei zusätzliche Bedingungen im Zusammenhang mit Quartalsabschlüssen und Eigentumsangaben. Diese werden auf der Ebene des Brokers/Händlers gehandhabt und sind daher für die Dokumentation des Beratungskontos aus Sicht des Beraters nicht related. Lassen Sie uns jedoch unter Berücksichtigung der oben genannten drei Bedingungen untersuchen, wie die gesamte Dokumentation zusammengeführt werden kann.

Zusammenfassung des Kundentreffens

Sie können Ihren Beratungskunden eine schriftliche Besprechungszusammenfassung zukommen lassen. Personalisierte Bewertungen können sowohl der klaren Dokumentation des Beratungskontos als auch der Stärkung der Beziehung zum Beratungskunden dienen. Hier besteht die beste Vorgehensweise darin, eine Vorlage zu entwickeln, die Themen enthält, die mit jedem Kunden besprochen werden sollten. Die Vorlagen variieren je nach Kundenstamm, aber es gibt ein paar Dinge, die Sie unbedingt in jede Zusammenfassung aufnehmen sollten:

Sie möchten noch einmal zusammenfassen, worüber Sie gesprochen haben, Ihre Kunden über die Marktlage beruhigen und Ihre Rolle dabei hervorheben, sicherzustellen, dass sie in der bestmöglichen Place sind, ihre Ziele zu erreichen. Nutzen Sie diese personalisierte Bewertung auch als Gelegenheit, auf alle neuen Ideen für das Portfolio einzugehen, die Sie während des Conferences vorgeschlagen haben, und geben Sie den Kunden zusätzliche Materialien, die Ihren Wunsch unterstützen, sie in ihr Konto aufzunehmen.

Minimieren Sie Ihr Risiko

Nichts davon kann garantieren, dass Sie einer behördlichen Prüfung oder einer Kundenbeschwerde entgehen. Wenn Sie jedoch alle Kundeninteraktionen gründlich dokumentieren, sind Sie besser vorbereitet, falls doch einmal ein Drawback auftritt. Und es wird die Lösung dieser Probleme viel einfacher machen, als es sonst der Fall wäre.

Anmerkung des Herausgebers: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im September 2016 veröffentlicht, wir haben ihn jedoch aktualisiert, um Ihnen relevantere und aktuellere Informationen zu liefern.