Zoom, Zoom: Greatest Practices für Videokonferenzen

Die Coronavirus-Pandemie hat viele Auswirkungen auf unser tägliches Leben, einschließlich der Notwendigkeit, soziale Distanz zu wahren (d. h. einen Abstand von mindestens 1,80 m zu den Menschen in Ihrer Umgebung einzuhalten). Aber in einer Zeit, in der die Märkte volatil sind und die Ängste der Anleger zunehmen, ist es wichtiger denn je, die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Kunden offen zu halten. Sie brauchen dich und du musst für sie da sein

Da persönliche Treffen nicht mehr die beste Possibility sind, suchen Sie wahrscheinlich nach anderen Möglichkeiten, effektiv mit Kunden zu kommunizieren, ohne die persönliche Verbindung zu verlieren. Für viele Berater können Videokonferenzen eine ideale Lösung sein. Um dieses Instrument jedoch effektiv nutzen zu können, ist es wichtig zu verstehen, wie es funktioniert und welche Greatest Practices für Videokonferenzen anzuwenden sind.

Sind Sie bereit zum Zoomen?

Es gibt viele Möglichkeiten, wenn es um Videokonferenzlösungen geht. Zu den beliebtesten Instruments für virtuelle Conferences gehören: schließe dich mir an, VidyoUnd GoToMeeting. Hinsichtlich der Funktionalität sind sich diese Plattformen alle recht ähnlich und sie verfügen über vergleichbare Preismodelle. Hier bei Commonwealth ist es jedoch unsere bevorzugte Videokonferenzsoftware Zoom.

Wie funktioniert Zoom? Mit Zoom kann jeder mit einem Konto Distant-Conferences abhalten. Um sich anzumelden, besuchen Sie einfach zoom.us und klicken Sie auf die Schaltfläche „Anmelden, es ist kostenlos“ in der oberen rechten Ecke der Startseite.

Von dort aus können Sie Ihre geschäftliche oder personal E-Mail-Adresse eingeben (was wir empfehlen), Sie können sich aber auch mit Google oder Fb anmelden. Im Rahmen dieses Prozesses haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kollegen einzuladen und an einem „Testtreffen“ teilzunehmen. (Sie können diese Schritte gerne überspringen.) Wenn Sie sich für das Testtreffen entscheiden oder zum ersten Mal ein Videotreffen eröffnen, werden Sie von Zoom außerdem aufgefordert, den Zoom Launcher auf Ihren Laptop herunterzuladen. Dabei handelt es sich um eine Desktop-Anwendung, die es einfacher macht, schnell Conferences von einem bestimmten PC aus abzuhalten. Sie sollten dies nur einmal herunterladen müssen.

Nachdem Sie diese Schritte ausgeführt haben, können Sie mit der Planung von Videokonferenzen beginnen. Hier haben Sie mehrere Möglichkeiten:

• Senden Sie den Hyperlink zu Ihrer persönlichen Assembly-ID (verfügbar unter „Mein Konto“) in einer Assembly-Einladung an Ihre Kunden. An zoom.uskönnen Sie auf „Assembly veranstalten“ klicken; Ihre Kunden können genau das Gleiche tun, klicken jedoch stattdessen auf „An einer Besprechung teilnehmen“ und geben die persönliche Besprechungs-ID ein, die Sie ihnen mitteilen müssen (auch verfügbar unter „Mein Konto“).

• Klicken Sie oben auf dem Bildschirm Ihres Zoom-Kontos auf die Registerkarte „Besprechung planen“. Nachdem Sie alle Informationen für Ihr Assembly (Titel, Beschreibung, Uhrzeit und Datum usw.) eingegeben haben, klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „Speichern“. Als nächstes generiert Zoom automatisch eine Besprechungseinladung. Diese Einladung kann kopiert und in eine E-Mail oder eine Kalendererinnerung für Ihre Kunden eingefügt werden.

Was sind die Vorteile? Zoom ist äußerst benutzerfreundlich und bietet viele Funktionen, die es sowohl für unsere Berater als auch für Residence-Workplace-Mitarbeiter geeignet machen. Hier sind nur ein paar Dinge, die uns daran gefallen:

• Einer der besten Aspekte von Zoom ist, dass Sie ein Assembly von jedem Gerät aus veranstalten können, das über ein Mikrofon und eine Kamera verfügt – Sie sollten keine zusätzliche {Hardware} benötigen.

• Es gibt viele Zugriffsmöglichkeiten, einschließlich Ihres Desktop-Computer systems (Home windows und Mac OSX) und Ihres Smartphones (Android und iOS).

• Mit Zoom können Sie Ihre Webcams teilen Und Ihre Computerbildschirme. Das bedeutet, dass Sie Informationen aus PDFs, Excel-Tabellen und Phrase-Dokumenten anzeigen können. (Weitere Informationen zu Greatest Practices für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten finden Sie weiter unten!)

• Natürlich steht nicht jeder gerne vor der Kamera. Kunden, die ihre eigenen Webcams möglicherweise nicht verwenden möchten, können die Nutzung dieser Funktion ablehnen.

• Zoom bietet auch eine Einwahlnummer, was besonders nützlich für diejenigen ist, die an einer Zoom-Gruppenbesprechung teilnehmen möchten, aber keinen Zugang zu einem Mikrofon oder einer Kamera haben. (Bitte beachten Sie: Aufgrund der gestiegenen Nachfrage können die Audiokonferenzfunktionen zur Einwahl per Telefon vorübergehend aus den kostenlosen Zoom-Konten entfernt werden.)

Aber wie viel kostet es? Eines der großartigen Dinge an Zoom ist, dass es so ist frei für Einzelgespräche. Gruppentreffen (ab drei Teilnehmern) sind ebenfalls kostenlos (jedoch nur bis zu 40 Minuten). Um mehr darüber genau zu erfahren, was Sie mit den einzelnen Versionen tun können und was nicht, sowie über die Kosten, besuchen Sie Zoom's Seite „Pläne und Preise“.. Mit der Professional-Model von Zoom (14,99 $/Monat/Host) können Sie beispielsweise einen personalisierten, dauerhaften Hyperlink erstellen, der sich nie ändert, praktisch für diejenigen, die ihn regelmäßig nutzen. Außerdem wird die zeitliche Begrenzung für Gruppentreffen aufgehoben.

Greatest Practices für Videokonferenzen

Wie bei allem Neuen kann es einige Zeit dauern, sich an die Durchführung von Conferences über Zoom oder andere Plattformen zu gewöhnen. Um Ihnen den Übergang etwas zu erleichtern, haben wir einige Greatest Practices für Videokonferenzen zusammengestellt, die Sie im Hinterkopf behalten sollten.

Stellen Sie es auf die Probe. Wir empfehlen dringend, Zoom (oder die Software program Ihrer Wahl) mit Ihren Mitarbeitern zu testen, um sich ein Bild von der Funktionsweise des Produkts zu machen und einen Einblick in die Sichtweise des Kunden zu gewinnen. Sammeln Sie am Ende dieser Übungsanrufe unbedingt Suggestions ein und behalten Sie den Überblick über alle Probleme, auf die Sie dabei stoßen. Wenn Mitarbeiter Besprechungen leiten, sollten sie sich auch mit der Verwendung der Software program vertraut machen.

Kleiden Sie sich für den Erfolg. Eine gute Faustregel ist, eine Videokonferenz genauso zu behandeln wie ein persönliches Treffen. Seien Sie additionally nicht nur vorbereitet, sondern kleiden Sie sich auch so, als ob Sie die Besprechung persönlich abhalten würden.

Halten Sie alle Unterlagen bereit. Es wird dringend empfohlen, alle Dokumente, die Sie teilen möchten, im Voraus vorzubereiten und sie minimiert auf dem Bildschirm anzuzeigen, bis Sie bereit sind, sie dem Kunden zu zeigen. Dies verhindert eine versehentliche Weitergabe von Informationen. Sie können auch erwägen, alle relevanten Dokumente im Voraus zu senden, für den Fall, dass es während Ihres Anrufs zu technischen Problemen kommt.

Richten Sie einen eigenen Raum ein. Wenn Sie im Büro sind, verfügen Sie möglicherweise über einen speziellen Konferenzraum-PC, der an einen Fernseher, eine Kamera und ein Mikrofon angeschlossen ist und über eine drahtlose Maus und Tastatur gesteuert werden kann. Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, bedenken Sie, dass der Lärm bei Videokonferenzen oft verstärkt wird. Additionally, Tür schließen und Helpful stumm schalten. Scannen Sie abschließend den Raum und entfernen Sie alles, was nicht auf der Kamera erscheinen soll.

Helfen Sie Ihren Kunden, sich wohl zu fühlen. Für einige Kunden wird ein On-line-Treffen mit Ihnen eine große Veränderung gegenüber dem persönlichen Kontakt sein, den sie gewohnt sind. Damit sie sich mit diesem Format wohlfühlen, können Sie einige Schritte unternehmen:

• Senden Sie vor der Besprechung eine E-Mail, in der Sie Ihren Kunden empfehlen, den Videoanruf in einem privaten Raum mit minimalem Lärm und Ablenkungen durchzuführen.

• Informieren Sie Ihre Kunden genau Wann um Ihren Anruf zu erwarten. Wenn die Technologie ausfällt, halten Sie einen Ersatzplan bereit (schlagen Sie z. B. vor, dass Sie sie umgehend telefonisch zurückrufen).

• Sprechen Sie während des Conferences regelmäßig mit den Kunden, um sicherzustellen, dass diese Sie hören und alle von Ihnen geteilten Dokumente sehen können. Geben Sie beim Teilen eines Dokuments klare Anweisungen dazu, was sie überprüfen sollen. Nehmen Sie sich schließlich Zeit und stellen Sie unterwegs viele Fragen.

Erstellen Sie einen wiederholbaren Prozess. Wenn Sie sich mit der Ausrichtung dieser Conferences vertraut machen, erstellen und dokumentieren Sie einen wiederholbaren Prozess für Sie und Ihre Mitarbeiter. Sie können auch Anweisungen für Kunden zusammenstellen, die detailliert beschreiben, wie sie an einer Videokonferenz teilnehmen können. Denken Sie daran, dass ein wiederholbarer Prozess Videokonferenzen viel einfacher macht, wenn wir uns das nächste Mal in einer State of affairs befinden, in der soziale Distanzierung erforderlich ist.

Bleiben Sie in Verbindung!

Viele von Ihnen haben starke persönliche Beziehungen zu Ihren Kunden aufgebaut und eine auf Service basierende Kultur entwickelt. Aber in herausfordernden Zeiten ist es wichtig, neue Wege der Zusammenarbeit zu finden und in Verbindung zu bleiben. Ich denke, Sie werden feststellen, dass viele Ihrer Kunden den Komfort, die Flexibilität und die Verbindung zu schätzen wissen, die diese Videokonferenzoptionen bieten. Und vielleicht gefällt es Ihnen auch. Zoom, zoom!