Reduzierung des Risikos bei der Zusammenarbeit mit Drittanbietern

Wir alle kennen die Schlagzeilen rund um Datenschutzverletzungen und Identitätsdiebstahl. Wenn Sie ein Finanzberater sind, erinnern diese Geschichten daran, dass Sie Maßnahmen ergreifen müssen, um nicht nur Ihre eigenen Daten, sondern auch die Ihrer Kunden zu schützen. Eine Möglichkeit, genau das zu tun? Reduzieren Sie das Risiko bei der Zusammenarbeit mit Drittanbietern.

Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie die Sicherheitsmaßnahmen von Drittanbietern bewerten, sollten Sie bedenken, dass regulatorische Anforderungen und vertragliche Verpflichtungen berücksichtigt werden müssen. Schließlich verlangt das Gesetz von Unternehmern (d. h. Ihnen), die Zugang zu sensiblen Verbraucherdaten haben, diese verwalten oder speichern, die gebotene Sorgfalt walten zu lassen.

Datensicherheit und Datenschutz

Bei der Zusammenarbeit mit Drittanbietern ist Wissen nicht nur Macht, sondern auch Schutz. Eine der wichtigsten Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um die Gefährdung durch Dritte zu verringern, besteht darin, potenzielle Dienstleister sorgfältig zu prüfen und dabei einen starken Fokus auf Datensicherheit und Datenschutz zu legen.

Wenn Sie die Datenschutzfunktionen eines Anbieters recherchieren, prüfen Sie zusammenfassende Dokumente zu unabhängigen Cybersicherheitsprüfungen, Rechenzentrumsstandorten und Ergebnissen der eigenen Überprüfungen eines Anbieters durch Dritte. Das Ziel dieser Überprüfung besteht darin, Folgendes zu bestätigen:

• Der Anbieter verschlüsselt ruhende Kundendaten Und unterwegs

• Jedem in Ihrem Büro werden bei Bedarf eindeutige Anmelde-IDs mit separaten Zugangskontrollen zur Verfügung gestellt

• Der Anbieter hält sich an die geltenden Landes- und Bundesdatenschutzgesetze

Überprüfen Sie die Fragen, die Sie stellen sollten

Um sicherzustellen, dass Sie alle Grundlagen der Risikominderung abdecken, möchten Sie möglicherweise die folgenden Fragen stellen Überprüfung bestehender und potenzieller Anbieter:

• Treffen Ihre Dienstleister angemessene Vorsichtsmaßnahmen im Umgang mit den Daten Ihrer Kunden und sind diese Kontrollen dokumentiert? Die regelmäßige Überprüfung der Kontrollen trägt dazu bei, sicherzustellen, dass die von Ihnen weitergegebenen Informationen sicher sind.

• Haben Sie mehr als einen Anbieter, der einen ähnlichen Service anbietet? Die Bewertung Ihrer Anbieterpalette ist eine einfache Möglichkeit, potenzielle Redundanzen zu erkennen und unnötigen Zugriff auf die Daten Ihrer Kunden zu minimieren.

• Gibt es rote Fahnen? Durch die rechtzeitige Untersuchung von Warnzeichen stellen Sie sicher, dass Ihre Anbieter Ihre Sicherheitsstandards einhalten.

• Wenn es bei einem Anbieter zu einer Datenschutzverletzung kommt, wie würden Sie den Datenfluss unterbrechen und das Drawback den Kunden mitteilen? Die Planung potenzieller Bedrohungen stellt sicher, dass Sie auf jedes Szenario vorbereitet sind.

Vertragsprüfung

Sobald ein Anbieter alle Kriterien in Bezug auf Datensicherheit und Datenschutz erfüllt, die Prüffragen zu Ihrer Zufriedenheit beantwortet und alle Ihre firmenspezifischen Compliance-Anforderungen erfüllt hat, sind Sie möglicherweise bereit, auf der gepunkteten Linie zu unterschreiben. Bitte warten! Die Vertragsprüfung ist die am häufigsten übersehene Verwaltungsfunktion von Drittanbietern – und sie liegt vollständig in Ihrer Kontrolle. Die Macht, die Verpflichtungen, zu denen Sie sich selbst und Ihre Kunden rechtlich verpflichten, zu diktieren und zu gestalten, ist einer Ihrer größten Vorteile bei der Minderung von Risiken Dritter.

Geheimhaltungsvereinbarungen. Sie könnten damit beginnen, Geheimhaltungsvereinbarungen abzuschließen, bevor Sie Dienstleistungsvereinbarungen aushandeln. Auf diese Weise schützen Sie Ihre sensiblen und geschützten Kunden- und Geschäftsinformationen während des gesamten Onboarding-Prozesses.

Haftung des Anbieters. Achten Sie als Nächstes darauf, weitreichende Schadensersatzklauseln einzugrenzen, um zu verhindern, dass Dienstleister ihr gesamtes Risiko auf Sie abwälzen. Erweitern Sie gleichzeitig die Haftungsbeschränkung eines Anbieters (d. h. die Schadensobergrenze) auf einen akzeptablen Prozentsatz des Gesamtwerts des Vertrags über die gesamte Vertragslaufzeit und für einen Zeitraum nach der Kündigung. Bestätigen Sie außerdem, dass der Anbieter über einen Nachweis über einen ausreichenden und aktuellen Versicherungsschutz verfügt (z. B. gewerbliche Haftpflicht, Cyber-Haftpflicht, Treueversicherung sowie Fehler und Auslassungen).

Wiederherstellungszeitziele (RTOs). Final, however not least, wenden Sie klare RTOs an, um sicherzustellen, dass der Anbieter sich der Bereitstellung von Dienstleistungen innerhalb eines vereinbarten Zeitrahmens bewusst ist und vertraglich dazu verpflichtet ist. Der RTO sollte klar definieren, was akzeptable Service-Ranges darstellt. Die Notfallwiederherstellungspläne des Anbieters sollten sicherstellen, dass Sie Ihre Dienste unabhängig von den Umständen in dem von Ihnen vereinbarten Umfang und Zeitrahmen erhalten.

Bestimmungen zur Vertragsbeendigung

Die Aushandlung detaillierter Kündigungsbestimmungen ist ebenso wichtig wie die Aushandlung von Bestimmungen, die Sie und Ihre Kunden während der gesamten Laufzeit der Vereinbarung schützen. Kündigungsbestimmungen können Ihnen dabei helfen, einen reibungslosen Übergang zu einem anderen Anbieter zu gestalten, falls Ihr aktueller Anbieter seinen Service-Stage-Verpflichtungen nicht nachkommt oder, schlimmer noch, Ihrem Unternehmen möglicherweise Schaden zufügt, indem er ein schwerwiegendes Risikoereignis auslöst. Fügen Sie diese Bestimmungen unbedingt Ihrer Checkliste zur Vertragsbeendigung hinzu:

• Die Frist für die Kündigung vor Vertragsende sollte möglichst kurz sein. (Beachten Sie, dass die meisten Vereinbarungen verlangen, dass Kunden alle ihnen vorgelegten Rechnungen bezahlen, bevor die Kündigung ausgesprochen wird.)

• Es sollte klare Regelungen zu Rechten zur sofortigen Kündigung im Falle eines Fehlverhaltens des Anbieters geben.

• Es sollte keine Kündigungsgebühr erhoben werden, wenn der Kündigungsgrund auf Fahrlässigkeit eines Anbieters beruht.

Eine unverzügliche Vernichtung oder Rückgabe aller Daten, auf die der Anbieter im Rahmen des Dienstes zugreift oder die er speichert, sollte erforderlich sein. (Die Anforderung einer schriftlichen Bestätigung des Anbieters nach Fertigstellung sollte kodifiziert werden.)

Du bist die beste Verteidigung

Letztendlich ist es Ihre Entscheidung, ob Sie smart Informationen einem Dritten anvertrauen. Denken Sie daran: Sie sind Ihr vertrauenswürdigster Verbündeter bei der Kontrolle des Datenflusses zu Ihren Anbietern. Indem Sie den Due-Diligence-Prozess zur Überprüfung Ihrer Lieferanten und die Vertragsparameter zum Schutz Ihres Unternehmens befolgen, verfügen Sie über die Informationen, die Sie benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und das Risiko bei der Zusammenarbeit mit Drittanbietern zu reduzieren.